Réunion à distance
4 scénarios techniques pour mieux vous préparer

Le conseil d’administration

Le contexte

Le conseil d’administration (C.A) de l’Organisme A souhaite organiser une réunion pour aborder différents sujets de vive voix, mais tout le monde ne peut pas venir sur place.
La solution proposée : inviter les personnes ne pouvant pas faire le déplacement à rejoindre la réunion via une plateforme de réunion en ligne.
Le conseil d’administration est composé de 10 personnes, dont 6 seront dans la même salle et 4 vont se joindre à distance.
Qui animera cette rencontre ?

Il est possible d’assurer l’animation et la fluidité des échanges en présence mais aussi à distance de deux manières :

assurer la modération des tours de parole par une personne.
Idéalement, cette personne sera désignée parmi le groupe en présence et sera attentive au clavardage et aux autres fonctionnalités d’interaction permises par la plateforme choisie. De plus, cette personne s’assurera que les interactions sur place ne se font pas trop rapidement afin de permettre aux personnes à distance de suivre et de participer facilement. 

gérer les discussions par l’ensemble du groupe.
Si l’ensemble des membres du conseil d’administration est à l’aise avec la solution technologique choisie, il est possible que le groupe gère ensemble les tours de parole. Il faut faire attention à vérifier le clavardage et les options de conversation non-verbales (selon votre plateforme) pour inclure tout le monde lors de l’échange. Ce cas de figure se présente souvent dans les cas où toutes les participantes ont leur micro activé et participent en même temps à la conversation. 

Image 1 : Icônes indiquant les options de communication non-verbale.
De quel équipement a-t-on besoin ?

Pour rendre le partage à distance plus agréable, il est conseillé aux participantes et participants de se munir du matériel suivant :

1 ordinateur, 1 tablette ou 1 téléphone intelligent connecté à Internet pour accéder à la solution de réunion en ligne

1 caméra ou webcaméra idéalement haute définition pour que votre image soit de la meilleure qualité possible.

des écouteurs et un microphone pour éviter les interférences et les bruits parasites lorsque plusieurs personnes utilisent le son en même temps.
Comment choisir un outil de webconférence adapté ?

Il est important de disposer d’un logiciel ou d’une application suffisamment stable et flexible.
Cela signifie que le logiciel doit :
s’adapter au maximum aux variations de bande passante (à la qualité de votre connexion internet)
permettre de participer sur différents appareils (ordinateur, tablette, téléphone intelligent)

permettre d’interagir de différentes manières (vidéo, clavardage, audio).

être assez stable pour permettre d’alterner l’affichage entre plusieurs caméras.
Un exemple : Zoom.us utilisé par le CDÉACF

Image 2: Présentation de l’application Zoom Cloud Meetings dans le Google Play.

Image 3: Présentation de l’application Zoom Cloud Meeting dans l’App Store.

Note sur la connexion internet

Une connexion par câble sera généralement plus stable qu’une connexion sans fil via Wifi ou vos données cellulaires (3G, 4G, etc). Il est donc préférable de privilégier une connexion câblée dans la mesure du possible. Cela est d’autant plus important si vous prévoyez un nombre élevé de participantes.

Image 4 : Image de la fiche de branchement d’un câble internet.

Conception rédaction	Lise Chovino
(Centre de documentation sur l’éducation des
adultes et la condition féminine – CDÉACF)	
		
Appuyée par	François Dallaire
(Centre de documentation sur l’éducation des
adultes et la condition féminine – CDÉACF)	
		
Graphisme	Studio LT	
		
Relecture	Héloïse Panhard	
		
Publié par	Centre de documentation sur l’éducation
des adultes et la condition féminine
CDÉACF

Téléphone : 514 876-1180
Téléphone sans frais : 1-866-972-1180
Courriel : info@cdeacf.ca
Site internet : www.cdeacf.ca

Montréal, novembre 2018	
	Ce projet est financé par le Programme d’action communautaire sur le terrain de l’éducation (PACTE) du ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur du Québec.